Дмитрий Левкович, финансовый директор Softline: Ниже я делюсь с вами шагами, которые стоит предпринять уже сейчас, чтобы смягчить удар, понять, как действовать дальше. Шаги сугубо практические, они основаны на том, что я делаю сейчас на своей позиции CFO/CEO, что делают мои коллеги. На это накладывается также опыт прохождения кризиса 2008, 2011, 2014 годов. Я постарался сделать шаги максимально подходящими для разных отраслей бизнеса, но в первую очередь ориентируемся на бизнес, у которого есть товары.
БЛОК 1: РАБОТА С БАЛАНСОМ
Ключевое сейчас для вас — это рабочий капитал, то есть по сути деньги. Точнее его составляющие: дебиторская задолженность (ДЗ), товарные запасы (ТЗ) и кредиторская задолженность (КЗ).
Шаг 1: реестр дебиторов
Если у вас еще нет, то необходимо сделать реестр дебиторов, чтобы он сразу включал всю информацию. Примерные столбцы: наименование клиента/номер договора/сумма отгрузки/валюта отгрузки/дата оплаты по договору/сумма ДЗ/Просрочена ДЗ или нет/сумма просроченной ДЗ/есть ли валютная оговорка(да/нет)/статус по ПДЗ (что говорит контрагент)/претензионная работа(да/нет)/суд(да/нет)
• постоянно реестр обновлять на утро каждого дня: поручите бухгалтеру.
• с каждым дебитором переговорить, понять риски не оплаты и подготовить претензионные письма
• по договорам, где у вас была валютная оговорка: активировать эту опцию
• по всем новым договорам вставлять валютную оговорку, если вы импортер
• все отгрузки должникам и вообще все отгрузки — только с вашего согласования. Опять же: порой с дебиторкой проще работать, чем когда товар на складе лежит, поэтому здесь необходимо рассматривать каждую отгрузку отдельно
• если к этому времени у вас есть стабильные должники, которые не платят — не стоит тянуть, запускайте работу по взысканию
Шаг 2: анализ склада
По аналогии с реестром дебиторов, необходимо проанализировать склад: по позициям и срокам, сколько они уже на складе находятся. Исходим из того, что товар на складе по сути каждый день сьедает ваши деньги.
• каждую позицию анализируем по сроку хранения
• весь “тухляк” (в текущей ситуации это все, что лежит свыше 60 дней) начинаем активно продавать: акции/скидки — дополнительная мотивация за продажу тухляка для продавцов
• анализируем оборачиваемость каждой позиции, чтобы понимать, что самое ходовое и что не очень — в первую очередь надо поддерживать запас ходового товара. При этом при анализе важно понимать: что “ходовость” позиции анализируется по прошлым продажам, поэтому после итогов анализа надо еще раз пересмотреть — в текущей реальности товар останется ходовым, будет на него спрос
• все новые закупки должны быть детально проанализированы: закупки под клиентов или нет, насколько ходовой закупаемый товар
• с учетом логистической проблемы: можете ли вы сейчас закупить больше ходового товара, понимая, что сбои поставок могут только возрастать. При этом такую закупку необходимо рассматривать также с точки зрения 2 веще: наличия денег на такую закупку и что еще более важно СПРОСА!
Шаг 3: работа с кредиторской задолженностью
Эту часть порой забывают, а она важна не в меньшей степени, чем работа с ДЗ и ТЗ. Поэтому шаги проработки по КЗ также очень важны
• составляем реестр кредиторов. Примерный состав столбцов:наименование кредитора/номер договора/за что платим (поставка товара/расходы)/валюта договора/сумма долга/валюта долга/дата оплаты по договору/есть ли просрочка/сумма просрочки
• с каждым крупным поставщиком имеет смысл переговорить на предмет: временной заморозки цен, переноса оплат. Особенно, если это европейский поставщик, он видит общую ситуацию. И если вы выстраивали долгие отношения, он вполне может пойти на уступку/помощь, понимая перспективы будущего
• кредиторов надо ранжировать на предмет критичности: можно выделить три группы и, соответственно, ранжировать оплаты в соответствии с этим
• хорошим вариантом может быть подписание графиков платежей. И тут очень важно: если вы подписываете такой график, то вы должны отвечать за свои слова иначе нарушив такой платеж, больше вам график никто не подпишет. Поэтому очень внимательно отнеситесь к составлению такого графика — не обязательно платежи делать равными, начните оплаты с меньших сумм, постепенно их увеличивая.
Шаг 4: работа с банком
В отдельный шаг я выношу работу с банком. Это касается компаний, у которых есть кредитование: кредитные линии, овердрафты. Как стоит выстроить коммуникацию
• переговорить с банком и успокоить их страхи, если они есть
• показать ваш action plan (план действий), чтобы было видны ваши действия
• быть открытым с банком (до определенной степени конечно:)
Ключевой момент: нельзя сейчас допустить сокращения кредитных линий. И, соответственно, в первую очередь сейчас имеет смысл совершать оплаты с кредитных линий, оставляя деньги на счетах
Шаг 5: составить баланс валют
Так как сейчас у нас курс активно растет, то следует также проанализировать баланс валют, который покажет есть ли у вас перекосы в ту или иную сторону, а также позволит оценить курсовые риски. Баланс делаем на конкретную дату: как будто снимок.
Активы: деньги, дебиторская задолженность (клиенты, поставщики, налоги, персонал, займы выданные). Разбиваем по валютам (USD, BYN, RUB, EUR).
Пример баланса по валютам. Выше пример такого баланса по валютам. Как видим, в примере у нас модель классического импортера, у которого все активы практически в BYN (основное обычно это дебиторка), которая обесценивается. А кредиторка миксована. Поэтому тут задача сбалансировать, и нарастить кредиторку в BYN — один из вариантов, это уйти в кредитную линию в BYN, а не в валюте. Таким образом, будут нивелированы курсовые разницы по BYN относительно доллара США
Я рекомендую отслеживать это еженедельно, чтобы держать в своем фокусе.
Шаг 6: поставить на стоп инвестиции
В такой период турбулентности надо поставить на стоп инвестиции на ближайшие два месяца. После этого вы сможете трезво оценить: необходимость инвестиций, а также возможность их осуществить. Под инвестициями я подразумеваю: инвестиции в IT, автомобили, основные средства, нематериальные активы и так далее.
Итоги Блока 1:
Ключевое в этом блоке — это очиститься от плохих активов (просроченной дебиторской задолженности, тухлого склада). Важно: оперативность ваших действий зависит от быстроты и актуальности получения информации, поэтому у вас все сейчас должно быть заточено под это. Сейчас как никогда важно принимать решения ОБДУМАННО И БЫСТРО!
БЛОК 2: РАБОТА С РАСХОДАМИ
Если до этого вы домашнюю работу с расходами не делали и у вас все прикрывалось большой маржой, время эту работу сделать :) Практически в 90% наших компаний топ-5 расходов будет выглядеть так:персонал (ФОТ+налоги), аренда, маркетинг, доставка товара(если актуально вашему бизнесу),банковские расходы (комиссии, рассрочки, проценты по кредитам). Поэтому, конечно, фокус в первую очередь должен быть на топ-5 ваших статей расходов. При этом имеет смысл пересмотреть абсолютно все расходы.
Следующие шаги подразумевают, что у компании есть управленческий учет в неком виде.
Шаг 1: подготовить информацию для анализа. Необходимо иметь отчет о прибылях и убытках (далее ОПУ), где с определенной степенью детализации отражены ваши расходы и доходы. Я бы брал информацию за октябрь-декабрь 2019 и январь-февраль 2020.
Алгоритм действий:
• расходы разбить на два вида: переменные (которые у вас возникают только при продажах) и постоянные (которые есть всегда, даже если продаж нет)
• расходы должны быть разбиты по группам для удобства анализа
• расходы в идеале также должны быть разбиты по подразделениям
• также важно, чтобы вы в какой валюте расходы реально осуществляются: допустим у вас управленческий учет в долларах, а аренда привязана к евро. Соответственно, помечаете эту зависимость.
Шаг 2: анализ расходов
Основные задачи на этом шаге следующие:
• возможность перевода части постоянных расходов в переменные (например, повышение премий и уменьшение фиксированного оклада)
• не критические постоянные расходы, которые нельзя перевести в переменные, необходимо снизить или отказаться от них
Более подробно по основным группам расходов.
А.Расходы на персонал
Одна из самых чувствительных статей затрат и при этом обычно самая большая. Поэтому здесь надо быть предельно аккуратным. Опять же сейчас (а я пишу пост 19 марта 2020) в период турбулентности следует быть аккуратным с изменениями. Набор шагов может быть следующий:
• уменьшение фиксированной части в пользу роста премиальной части
• для закрытия дебиторки можно применить дополнительные премии, чтобы улучшить собираемость денег
• все “ништяки” для персонала лучше также ограничить и сократить
• можно уже сейчас готовить план Б: понимать, от каких позиций в штатной ведомости можно на время отказаться. Какая эффективность по каждому сотруднику
• анализ эффективности продавцов(выполнение плана): неэффективным рассмотреть на замену
Б.Расходы на аренду
С этой статьей сложно быстро что-то сделать. Вопрос ваших отношений с арендатором: если вы сократите персонал и у вас несколько комнат — отказывайтесь от офиса и/или просите арендные каникулы.
В.Расходы на маркетинг
Необходимо оставить только эффективный маркетинг: бренд и прочее — необходимо ставить на стоп. Если вам не могут показать эффективность маркетингового расхода, особенно в цифрах, это повод задуматься насколько он необходим сейчас.
Г.Остальные расходы
Основной критерий, которым можно руководствоваться для принятия решения по некритичным постоянным расходам: поможет ли этот расход сейчас вам получить выручку? Если да, то необходимо осуществлять. Если нет, то пока его на стоп. С учетом ситуации с короновирусом, например, командировочные расходы остановились автоматически.
БЛОК 3: РАБОТА С ДЕНЬГАМИ
Уверен, что вы это сделали, но важно сейчас взять платежный календарь под свой контроль и все оплаты согласовывать. Потому что все оплаты должны ложиться в логику вашего антикризисного плана действий.
БЛОК 4: КОММУНИКАЦИЯ
Данный блок на мой взгляд не менее важный, чем остальные.
Главный тезис этого блока: в кризис крайне необходимо разговаривать — как внутри со своей командой, так и во вне с кредиторами. Вы должны делать правильные коммуникации. В первую очередь со своей командой: сейчас самое время объединиться и пройти кризис сильными.
БЛОК 5: ПЕРЕСМОТР БИЗНЕС МОДЕЛИ
Выше в первую очередь речь шла про финансовую составляющую бизнеса. Однако важно также пересмотреть всю бизнес-модель и посмотреть, как еще вы можете заработать.
Например, понятно, что HORECA (рестораны, кафе, бары и т.д.) будет падать, при этом с учетом карантина — можно и нужно переориентироваться на доставку еды/продуктов людям/компаниям. Это возможность чуть снизить падение вашей выручки.
Понятно, что не все бизнес-модели можно так легко поменять, однако работу по анализу возможностей необходимо сделать
БЛОК 6: ПОДГОТОВЬТЕ ПЛАН Б
В большинстве своим описанные выше шаги носят в первую очередь операционный характер и позволяют вам быть более устойчивым в текущей турбулентной ситуации. Но уже сейчас стоит вам с вашей командой подготовить план Б: что вы будете делать в случае усугубления кризиса. Этот документ не стоит обнародовать сейчас, чтобы не создавать: он сугубо для вас и команды топ-менеджеров.
ВЫВОДЫ
Как говорил герой Брэда Питта в фильме “Война миров Z”: “выживает тот, кто двигается”. Поэтому важно двигаться: особенно лидеру компании. При этом движение должно быть не хаотичное, а с понятным направлением. Я надеюсь, что описанный выше план вам в этом поможет.
Задавайте вопросы в комментариях на фейсбуке (https://facebook.com/levkovichdmitry), а также пишите какие блоки из плана выше стоит осветить более подробно.
Всего доброго и берегите себя!