Делопроизводство

Обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль их исполнения.

• на 35-50% сокращается время регистрации документов;
• 20-30% времени экономят руководители на рассмотрении документов;
• на 20% повышается исполнительская дисциплина при выполнении поручений;

Возможности решения

• Легкое занесение и регистрация документов

В Directum RX можно быстро занести документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена. Интеллектуальные сервисы, встроенные в систему, сами заполняют карточки документов. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта.

Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.

• Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum RX организует работу с документом на протяжении всего их жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ.

Чтобы упростить работу руководителей высшего и среднего звена, в системе предусмотрена роль виртуального ассистента на базе интеллектуальных сервисов. Одна из его функций — создавать в Directum RX проекты резолюций, то есть предварительные варианты решения по входящим документам, и отправлять их на рассмотрение.

По вынесенной резолюции система формирует поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты.

• Отправка исходящих документов

Для создания документов в системе есть шаблоны, данные подставляются в них автоматическии. Это сокращает время на подготовку документов.

Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по регламенту. Он настраивается под каждую компанию индивидуально.

• Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем.

Также в системе можно:

- быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;

- сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;

- контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

• Выдача оригиналов и копий бумажных документов

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке. За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.

Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.